1. Parte por el formato del evento
No es lo mismo un cóctel de dos horas que una cena sentada, un buffet, estaciones de comida o un servicio informal para cumpleaños. El formato determina cantidad de comida, personal, vajilla, mobiliario, tiempos y espacio de trabajo.
Entrega al proveedor fecha, comuna, número estimado de asistentes, duración y tipo de servicio esperado. Si todavía no sabes qué formato elegir, pide alternativas comparables dentro de tu presupuesto.
2. Compara el alcance, no solo el precio por persona
Pregunta si la propuesta incluye garzones, cocina o producción en terreno, vajilla, cristalería, mantelería, mesas de apoyo, hielo, bebidas, traslado, montaje, desmontaje y retiro de residuos. Algunos servicios incluyen todo y otros entregan únicamente alimentos.
También confirma impuestos y horas adicionales. El precio por persona puede parecer menor hasta que se agregan transporte, personal o equipamiento.
3. Calcula cantidades con un número de invitados realista
Trabaja con un estimado inicial, pero pregunta hasta qué fecha puedes modificar la cantidad final. Para eventos con confirmación de asistencia es útil definir un corte varios días antes para informar el número definitivo.
Si habrá niños, personal de producción, músicos u otros equipos que también comerán, acláralo. Esas raciones suelen olvidarse en el presupuesto inicial.
4. Informa alergias y restricciones alimentarias
Pregunta cómo maneja el proveedor opciones vegetarianas, veganas, sin gluten u otras necesidades. En caso de alergias graves, consulta por protocolos y riesgo de contaminación cruzada; no des por hecho que una preparación "sin" un ingrediente equivale a un entorno libre de trazas.
5. Revisa la logística del lugar
El catering puede necesitar cocina, agua, electricidad, refrigeración, espacio de montaje, ascensor o estacionamiento de carga. Verifica qué existe en el lugar y qué debe llevar el proveedor. También define horario de ingreso y cuánto tiempo tiene para desmontar.
6. Preguntas que conviene hacer antes de reservar
- ¿Qué incluye exactamente el precio?
- ¿Cuál es el mínimo de personas?
- ¿Hasta cuándo puedo cambiar la cantidad?
- ¿El traslado tiene costo?
- ¿Cuántas horas de servicio incluye?
- ¿Qué equipamiento necesita el lugar?
- ¿Cómo se manejan alergias y restricciones?
- ¿Qué se paga para reservar y cuál es la política de cancelación?
Una cotización clara facilita la comparación y reduce sorpresas. Si dos propuestas tienen estructuras distintas, conviértelas mentalmente al mismo alcance antes de decidir.
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